Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów firmowych, do czego przydają się systemy workflow.

W większych firmach robiących spore ilości zakupów każdego dnia pojawia się spora liczba faktur. Przychodzą one różnymi sposobami, niekiedy będzie to wraz z towarem, czasem równolegle pocztą czy mailem, a niekiedy może to być nawet parę tygodni po wykonaniu zakupu. Czasami może się pojawić ich spiętrzenie w pewnych okresach, często może to być na końcu miesiąca, kiedy wiele firm dopełniała będzie formalności z poprzedniego okresu.

dokumenty

Autor: Dvortygirl
Źródło: http://www.flickr.com

Przetwarzanie w sposób ręczny tak dużej liczby dokumentów nie tylko wymaga sporych zasobów pracowniczych, ale dodatkowo może powodować rozmaite błędy i opóźnienia. A z kolei to będzie się przekładało na dalsze działania w firmie, w tym na ściąganie zobowiązań od kontrahentów. Z tego też powodu firmy coraz częściej podejmują decyzję o wdrożeniu specjalnego oprogramowania, które pomaga im w odpowiednim zarządzaniu zakupowymi fakturami i pozostałymi dokumentami, które pojawiają się w firmie. Dzięki jego wykorzystaniu procesy kontroli i ewidencji dokumentów wykonywane są dużo szybciej, a dodatkowo wymagają znacznie mniejszych zasobów ludzkich. Oprogramowanie które będzie wspierać workflow faktur zależnie od producenta posiadać może rozmaite funkcjonalności, jednak niektóre elementy są aktualnie praktycznie wszędzie – czym jest workflow faktur. Najważniejszą rzeczą jest opcja skanowania dokumentów w celu przechowywania ich w elektronicznej postaci. Coraz większa ilość dokumentów jest dostarczana pod taką postacią, jednak te papierowe przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości dalszego zarządzania nimi.

komputer

Autor: Innalibra
Źródło: http://www.flickr.com

Niezwykle przydaje się również mechanizm czytania tekstów ORC, przez co treść wszystkich dokumentów jest od razu dostępna bez konieczności niewdzięcznego ich przepisywania przez pracowników. Najczęściej tego typu systemy posiadają również możliwość integracji z używanymi w firmach programami ERP. Dzięki temu faktury zarejestrowane w systemie workflow dostępne będą także w innych działach, przykładowo w przyjęciach albo księgowości. Przy całej firmie zyski z tego, że dokumenty wprowadzane są od razu daje naprawdę sporo korzyści – http://www.efematic.pl/rozwiazania.