Składowanie dokumentów w firmie, w jaki sposób prawidłowo przygotować odpowiednie pomieszczenie do tego celu.

Każda firma wytwarza w czasie swojej działalności wiele dokumentów. Sporą ich część trzeba przechowywać w formie papierowej, a zgodnie z przepisami ten czas może nawet wynieść kilka lat. Dlatego też w takich firmach powinno znajdować się pomieszczenie, w którym będzie się przechowywać dokumentację, lecz również różnego rodzaju instrukcje, karty gwarancyjne i inne podobne papiery.

Archiwum dokumentów

Autor: Texas State Library and Archives Commission
Źródło: http://www.flickr.com
Pomieszczenie to musi być przede wszystkim suche, tak aby wilgoć nie mogła zaszkodzić dokumentom, a równocześnie chronione przed niepowołanym dostępem pracowników. W dużych firmach takie archiwa posiadają dodatkowo zamontowane układy przeciwpożarowe, chroniące zawartość jeśli się pojawi jakiś pożar.

Kliknij na odnośnik, on przybliży Ci wątek, który Cię właśnie zainteresował. Przeczytaj tekst, posiadający interesujące dane.

W związku z tym że dokumentów czasami przybywa w szybkim tempie, to praktycznym pomysłem będzie regularne przekazywanie starszych do jakiegoś niezależnego archiwum. Trzymanie wszystkiego w siedzibie firmy może spowodować zajęcie niemałego niekiedy pomieszczenia, po przekalkulowaniu wszystkiego może się okazać, że zewnętrzne usługi będą tańsze.

Segregatory

Autor: Gareth Saunders
Źródło: http://www.flickr.com

Jednak jeżeli ktoś będzie chciał wszystkie dokumenty przechowywać w firmie, to trzeba się dobrze do tego przygotować. Archiwum powinno posiadać odpowiednią ilość półek, na których wszystko będzie układane. Jeżeli będzie taka możliwość, to warto półki zainstalować do samego sufitu i kupić niewielką drabinkę, żeby można było dosięgnąć do samej góry.

Tak zaciekawił Cię nasz temat, że masz chęć na nowe artykuły? Najmniejszy problem. Po prostu najedź na łącze do źródła (http://www.gaster-sol.pl/pl/grupy-towarowe/produkcja-zywnosci) i czytaj bez limitów.

Istotne jest także to, w czym dokumenty będą przechowywane – najczęściej będą to segregatory i pudła. Coraz częściej spotykaną praktyką jest robienie ich na zamówienie, ze swoimi opisami i w wymaganej grubości – przeważnie producent segregatorów (segregatory Milo) i pudeł nie powinien robić z tym żadnych problemów. Ponieważ składając takie zamówienie wszystko będzie wykonywane indywidualnie, to można także pomyśleć o zamówieniu innych produktów firmowych, takich jak pudełka reklamowe (zobacz więcej na stronie www), kubki czy inne drobiazgi. Bardzo są one przydatne przy okazji kontaktów z kontrahentami, więc powinno się je w swojej firmie posiadać, zwłaszcza, że koszty ich wyprodukowania wcale nie są duże.