W jaki sposób uchronić dokumenty przedsiębiorstwa przed utratą – archiwizacja w działaniu

Wiele firm, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego ma dzisiaj kłopot z utylizacją, czyli brakowaniem niepotrzebnych dokumentów. Rozwiązaniem tej trudnej sytuacji jest zatrudnienie archiwisty lub firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w działaniach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obecnym prawem dokumenty w jednostkach państwowych mogą być utylizowane tylko po otrzymaniu zgody z archiwum państwowego, jednak aby ją uzyskać firma musi posiadać uporządkowane archiwa, co niestety niejednokrotnie nie jest standardem. Niezwykle często jest to żmudna praca wymagająca sporej ilości cierpliwości i informacji na temat obecnej i byłej struktury zakładu. W firmie państwowej musi być instrukcja kancelaryjna, archiwalna oraz JRWA (każdy z tych aktów zatwierdza archiwum państwowe), oznacza to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od zakończenia sprawy) powinna być w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te obostrzenia są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą trzeba zniszczyć.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po dokonaniu tych czynności można przystąpić do sporządzenia protokołu brakowania akt. Polega to na spisaniu tych akt. Taki protokół wysyła się do właściwego archiwum państwowego. Po otrzymaniu zgody na wybrakowanie dokumentów jest koniecznym nawiązać kontakt z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – duże miasta – to tam trzeba szukać właściwych kontrahentów – czytaj o usługach LRG Łódź. Przeważnie są to firmy całościowo zajmujące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, kumulowania i niszczenia dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego typu firmie koniecznym jest sprawdzenie czy posiada ona wszelkie potrzebne certyfikaty, zarówno w obrębie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet przysłowiowa Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat >> iso ts 16949, a także w zakresie ochrony danych osobowych.

Nieodzownym jest sprawdzenie rzeczonych dokumentów przed oddaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich zezwoleń grążą surowe kary. Jeśli chodzi o przedsiębiorstwa prywatne to do utylizacji dokumentacji nie potrzebna jest zgoda archiwum państwowego, aczkolwiek warto stosować procedury dotyczące tego procesu nawet w małej firmie. Dzięki zastosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt można zachować porządek w dokumentacji, jak również uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być potrzebne.

Trzeba należycie prowadzić dokumentację swojej firmy, mimo, iż wiele razy wymaga to dużej dozy pokory i cierpliwości. Czas poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w dwójnasób, gdy potrzebujemy szybko odszukać jakieś istotne pismo.